PRIVACY POLICY: DNMC'S STAFF (English version)

PERSONAL DATA PROTECTION ACT 2010 (Notice)
 
PRIVACY POLICY

The Personal Data Protection Act 2010 (hereinafter referred to as the “Act”), which regulates the processing of personal data in commercial transactions, applies to DNMC International Sdn. Bhd.  (hereinafter referred to as “DNMC” “our”, “us” or “we”) as a data user. For the purpose of this notice, terms used herein shall have the meanings ascribed to them in the Act.

DATA PROTECTION

This Notice serves to inform you that we may process your personal data. The personal data in relation to you may include information on your name, address, contact details, resume, details of birth, education background, employment history, referees and results of employment checks (including background, credit and references checks), copies and other details of identification documents, marital status, racial or ethnic origin, physical or mental health or medical condition(s), commission or alleged commission of any offence or proceedings for any offence committed or alleged to have been committed including past misconduct, the disposal of such proceedings or the sentence of any court in such proceedings and information captured on security systems (including voice, video, Close Circuit Television (CCTV) and security recordings). You may also be required to provide us with your personal financial and social security details, your relatives’ personal and financial details, your emergency contact details and details of directorship or shareholding.

If an application for employment is successful, data about employees (including sensitive personal data) may also be collected from employees during the period of their employment with us and from other sources such as third party background checks, any registered credit reporting agency, and/ or any regulatory authorities.

If you give us personal data or information about another person, you must first confirm that he/she has appointed you to act for him/her, to consent to the processing of his/her personal data and to receive on his/her behalf any data protection notices. Any personal data supplied by you will be retained by the Optimo Group as long as necessary for the fulfilment of the purposes set out in this Notice or as is required to satisfy any legal, regulatory and/or accounting requirements.

PURPOSE OF PROCESSING

We may process your personal data, including any additional information you may subsequently provide to us, for the purposes of the contract of service or contract for service or such other contract as may have been entered into between you and us or for the purpose of your employment.

In addition to the above, the personal data and the other information collected from you, including any information that you subsequently provide may be used and processed by us for the following reasons:-

  1. processing employment applications including pre-employment checks;
  2. determining and reviewing salaries, incentives, bonuses and other benefits;
  3. consideration for promotion, career development, training, secondment or transfer, performance monitoring, health and safety administration and security and access control;
  4. monitoring compliance with our internal rules and policies and adherence to our Business Conduct Guidelines;
  5. complying with the compliance and disclosure requirements of any and all governmental and/or quasigovernmental departments and/or agencies, regulatory and/or statutory bodies (e.g. Inland Revenue Board, the Employees’ Provident Fund Board, the Social Security Organisation and Bank Negara Malaysia);
  6. to enforce our rights under employment law or any other applicable laws to defend our rights under the law including but not limited to any disciplinary action or actions relating to the termination of employment; and
  7. purposes relating thereto.

 

DISCLOSURE OF PERSONAL DATA

Data held by us relating to employees and potential employees will be kept confidential but we may provide such information to the following parties, whether within or outside Malaysia, for the purposes as set out above (which parties may also subsequently process, transfer and disclose such data for the purposes set out above):-

  1. DNMC and any of our affiliates thereof (“Optimo Group”)
  2. any agent, contractor, service provider, any professional adviser or third party who provides administrative, telecommunications, human resources management or administrative services (including but not limited to performance of pre-employment or background checks, payroll administration, safety and provision or administration of benefits entitled to by employees) or any other service to the Optimo Group;
  3. any other person under a duty of confidentiality to the Optimo Group which has undertaken to keep such information confidential;
  4. persons seeking employee references in respect of employees;
  5. any person to whom the Optimo Group is under an obligation to make disclosure under the requirements of any law binding on the Optimo Group or under and the purposes of any guidelines or regulations issued by regulatory or other authorities with which the Optimo Group are expected to comply;
  6. any court and/or officer of the court;
  7. any healthcare professional or hospital;
  8. our auditors;
  9. our lawyers and compliance professionals;
  10. our banks; and
  11. our service providers and vendors.

 

CORRECTION OF PERSONAL DATA

Whilst we strive to keep your information or data accurately recorded, you are responsible for ensuring that the personal data you provide us is accurate, complete, not misleading and up-to-date. If you wish to request for access or correction of your personal data and/or limit the processing of your personal data, or make any enquiries in respect of your personal data, please contact:-

Designation          Personal Data Protection Officer
Telephone No.      03-5192 1989
Fax No.                  03-5192 1978
E-mail address      pdpaofficer@dnmc.com.my

We reserve the right to charge a fee for data access request. We may refuse to comply with your request for access or correction to your personal data under the Act and if we refuse to comply with such request, we will inform you of our refusal and reason for our refusal.

We reserve the right to amend this Notice at any time and will ensure that a notice of such amendments will be made available to you in any medium deemed suitable.

Your continued employment with us is deemed consent for us to collect, process, and store the data in accordance with the above. Failure to consent to the above may result in our inability to perform our obligations under any potential or existing employment contract or your ability to enjoy the benefits of your employment with us.

In the event of any inconsistency between the English and Bahasa Malaysia versions of this notice, the English version shall prevail.

 

PRIVACY POLICY: DNMC'S STAFF (BM version)

AKTA PERLINDUNGAN DATA PERIBADI 2010 (Notis)

DASAR PRIVASI

Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (kemudian daripada ini dirujuk sebagai "Akta") yang meliputi pemprosesan data peribadi dalam transaksi komersial yang berkaitan dengan DNMC International Sdn. Bhd. (kemudian daripada ini dirujuk sebagai "DNMC", "kita" atau "kami"). Untuk tujuan notis bertulis ini, istilah "data peribadi" dan "pemprosesan" akan membawa maksud seperti yang ditetapkan di dalam Akta.

PERLINDUNGAN DATA

Notis ini merupakan makluman bahawa kami mungkin akan memproses data peribadi anda termasuk tetapi tidak terhap kepada maklumat seperti nama, alamat, butiran perhubungan, resume, butiran kelahiran, latar belakang pendidikan, sejarah pekerjaan, rujukan, dan keputusan pemeriksaan pekerjaan (termasuk latar belakang, kredit dan semakan rujukan), salinan dan butiran lain seperti dokumen pengenalan, taraf perkahwinan, asal-usul bangsa atau etnik, kesihatan fizikal dan mental atau pensabitan kesalahan atau prosiding bagi kesalahan yang dilakukan atau dikatakan telah dilakukan termasuk salah laku yang lalu, pelupusan prosiding itu atau hukuman mana-mana mahkamah dalam prosiding itu dan maklumat yang diperoleh melalui sistem keselamatan (termasuk suara, video, Televisyen Litar Tertutup (CCTV) dan rakaman keselamatan). Anda juga mungkin dikehendaki untuk memberikan butiran kewangan dan keselamatan sosial anda serta saudara-mara anda, maklumat hubungan kecemasan anda dan informasi tentang sebarang kedudukan sebagai pengarah atau pemegang saham.

Jika ditawarkan kerja, data anda (termasuk data peribadi sensitif) boleh diambil sepanjang tempoh pekerjaan bersama kami dari sumber seperti tetapi tidak terhad kepada semakan latar belakang pihak ketiga, agensi pelaporan kredit yang berdaftar dan/ atau pihak berkuasa.

Apabila anda memberikan kami data peribadi atau maklumat orang lain, anda mengesahkan bahawa mereka telah melantik, bersetuju atau memberi kuasa kepada anda untuk bertindak bagi pihak mereka untuk memberi persetujuan dalam pemprosesan data peribadi mereka dan untuk menerima notis-notis perlindungan data peribadi bagi pihak mereka. Data peribadi yang diberi oleh anda akan disimpan oleh Kumpulan OPTIMO untuk tempoh masa tertentu bagi memenuhi tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini atau sebagaimana yang dikehendaki untuk memenuhi obligasi perundang, peraturan dan / atau perakaunan.

TUJUAN PENGUMPULAN DATA PERIBADI

Data peribadi anda termasuk maklumat tambahan yang kemudiannya diberi kepada kami akan diproses bagi tujuan kontrak perkhidmatan atau kontrak untuk berkhidmat atau sebarang kontrak lain yang dibuat di antara anda dan kami untuk tujuan anda bekerja.

Selain itu, data peribadi anda diproses oleh kami untuk sebab-sebab berikut:-

  1. untuk memproses permohonan pekerjaan termasuk semakan pra-pekerjaan;
  2. untuk menentukan dan mengkaji semula gaji, insentif, bonus dan faedah-faedah lain;
  3. pertimbangan untuk kenaikan pangkat, pembangunan kerjaya, latihan, sokongan atau perpindahan, pemantauan prestasi, pentadbiran kesihatan dan keselamatan dan akses kawalan;
  4. pemantauan pematuhan peraturan dan polisi DNMC serta pematuhan kepada Garis Panduan Tingkahlaku Perniagaan kami;
  5. mengikut pematuhan dan pendedahan jabatan-jabatan kerajaan dan/ atau jabatan dan/ atau agensi-agensi quasikerajaan dan/ atau badan-badan berkanun (seperti Lembaga Hasil Dalam Negeri, Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Pekerja, Pertubuhan Keselamatan Sosial dan Bank Negara Malaysia);
  6. untuk menguatkuasakan hak-hak kita di bawah undang-undang pekerjaan atau undang-undang lain untuk mempertahankan hak-hak kami di bawah undang-undang termasuk tetapi tidak terhad kepada tindakan tatatertib atau tindakan yang berkaitan kepada penamatan perkhidmatan anda; dan
  7. tujuan-tujuan lain yang berkaitan dengan yang ditakrifkan di atas.

 

PENDEDAHAN DATA PERIBADI

Maklumat peribadi berkaitan dengan pekerja dan bakal pekerja akan disimpan rahsia tetapi boleh diberi kepada pihak-pihak berkenaan sama ada di dalam atau di luar Malaysia bagi tujuan seperti yang dinyatakan di atas (termaksuk pihak-pihak yang mungkin akan kemudiannya memproses, memindah dan mendedahkan data bagi tujuan yang dinyatakan di atas):-

  1. DNMC dan ahli affiliate kami ("Kumpulan OPTIMO")
  2. ejen-ejen, kontraktor, pembekal perkhidmatan atau penasihat profesional pihak ketiga yang menyediakan perkhidmatan pentadbiran, telekomunikasi, pengurusan sumber manusia atau perkhidmatan pentadbiran (termasuk tetapi tidak terhad kepada prestasi pra-pekerjaan atau semakan latar belakang, pentadbiran gaji, keselamatan dan peruntukan atau pentadbiran kelayakan untuk menerima faedah-faedah sebagai pekerja kami) atau perkhidmatan lain kepada Kumpulan OPTIMO;
  3. individu-individu di mana mereka diamanahkan dan diberi tanggungjawab oleh Kumpulan OPTIMO untuk menyimpan sebarang maklumat sulit;
  4. untuk menghubungi rujukan yang diberikan oleh pekerja atau bakal pekerja berkenaannya;
  5. sesiapa di bawah obligasi Kumpulan OPTIMO di bawah undang-undang dan bagi tujuan yang di takrifkan di dalam garis panduan atau peraturan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa atau pihak lain di mana Kumpulan OPTIMO harus mematuhi;
  6. mahkamah dan / atau pegawai mahkamah;
  7. penjagaan kesihatan profesional atau hospital;
  8. juruaudit kami;
  9. peguam dan pematuh profesional;
  10. pihak bank; dan
  11. pembekal perkhidmatan dan vendor kami.

 

HAK AKSES DAN PEMBETULAN

Walaupun kami berusaha menyimpan dan memastikan maklumat atau data anda direkodkan dengan betul, anda bertanggungjawab untuk memastikan bahawa maklumat yang anda bekalkan kepada kami adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini. Jika anda ingin meminta akses atau meminta untuk pembetulan terhadap data peribadi anda dan/atau mengehadkan pemprosesan data peribadi anda, atau membuat sebarang pertanyaan berkaitan dengan data peribadi anda, sila hubungi:-

Pegawai Bertanggungjawab              Pegawai Perlindungan Data Peribadi
No. Telefon                                          03-7783 3063
No. Faks                                               03-7785 9530
Alamat e-mel                                       pdpaofficer@dnmc.com.my

Kami berhak untuk mengenakan yuran bagi permintaan mengakses data. Kami mungkin menolak permintaan anda untuk mengakses atau membuat pembetulan pada data peribadi anda di bawah Akta ini, dan jika kami menolak permintaan seperti ini, kami akan memaklumkan anda tentang sebab-sebab penolakan kami.

Kami berhak untuk membuat pindaan kepada Notis ini pada bila-bila masa dan akan memastikan bahawa notis pindaan itu akan disediakan kepada anda dalam bentuk yang dianggap sesuai.

Perkhidmatan anda kepada kami sebagai pekerja dianggap sebagai persetujuan untuk kita mengumpul, memproses dan menyimpan data seperti yang disebutkan di atas. Pekerja dan bakal pekerja harus sedar bahawa kegagalan memberi data peribadi kepada kami, atau kemudiannya menarik balik kebenaran untuk kami memproses data peribadi anda akan menghalang kami daripada memproses permohonan pekerjaan anda dan boleh menjejaskan pelaksanakan tanggungjawab kami sebagai majikan dan keupayaan anda untuk menikmati faedah sebagai kakitangan kami.

Selaras dengan Seksyen 7(3) Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, notis ini dikeluarkan dalam bentuk dwibahasa, iaitu versi Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara kedua versi ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

Service provided by Malaysia Software Solutions, Malaysia CMS, Malaysia Content Management System, Malaysia Web Design, Malaysia Web Hosting, Malaysia System Integration, Commerce Network Technology, CNT Solution Sdn Bhd, http://www.cntsb.com